Skrócenie czasu przechowywania akt pracowników

2016-12-29

Zgodnie z założeniami projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, ulec ma skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 lat do 10 lat. Koniecznym jest w takiej sytuacji gromadzenie przez ZUS informacji wystarczających do ustalenia i przyznania świadczenia w prawidłowej wysokości.

Obecny obowiązek tak długiego przechowywania ww. akt wynika w szczególności z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 125a ust.4) oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (art. 51u ust.1).

Oprócz tego stosownie do treści projektu, możliwe będzie fakultatywne gromadzenie i przechowywanie akt osobowych i pozostałej dokumentacji w formie elektronicznej.

Celem tych zmian ma być ułatwienie dla pracodawców oraz ograniczenie kosztów ponoszonych przez nich na wieloletnią archiwizację.

Proponuje się, aby zmiany weszły w życie z dniem 1 stycznia 2018 roku.

Piotr Piotrowski, prawnik