Już 17 grudnia tego roku do polskiego porządku prawnego zostanie implementowana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, tzw. sygnalistów. Według uzasadnienia polskiego projektu celem wprowadzanych zmian jest przede wszystkim walka z korupcją oraz poprawienie przejrzystości życia publicznego.
Kim zatem są sygnaliści? Sygnalistą może być zarówno osoba fizyczna jak i przedsiębiorca, którzy współpracują z wymiarem sprawiedliwości. Wspomniana współpraca polegać ma na zgłaszaniu przez sygnalistę wszelkich sytuacji zauważonych przez niego w zakładzie pracy, a związanych z możliwością popełnienia przestępstwa przez podmiot, z którym sygnalistę łączy umowa o pracę, stosunek służbowy lub jakikolwiek inny stosunek umowny. Są to zatem osoby, które niejednokrotnie są bezpośrednimi świadkami wszelkiego rodzaju nadużyć oraz nieprawidłowości.
W celu zapewnienia skuteczności procesu ujawniania nieprawidłowości w postaci naruszeń prawa Unii potencjalni sygnaliści muszą zostać zapewnieni, że ich tożsamość pozostanie nieujawniona, a ich dane zostaną objęte ochroną, która uniemożliwi pozyskanie ich przez nieupoważnione osoby. W związku z tym na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, niezależnie od tego czy jest to sfera publiczna czy prywatna, zostaną nałożone nowe obowiązki.
W dyrektywie można wyróżnić trzy kanały służące zgłaszaniu naruszeń, tj. kanał wewnętrzny (w ramach przedsiębiorstwa), kanał zewnętrzny (do właściwego organu) lub w ostateczności zgłoszenie naruszenia w drodze ujawnienia publicznego.
Na pracodawców nałożony będzie obowiązek zapewnienia łatwo dostępnych wewnętrznych kanałów do dokonywania zgłoszeń (pisemnych lub ustnych) i wdrożenia procedur zgłoszeń zgodnie z wytycznymi zawartymi w dyrektywie. Podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników są zobowiązane w terminie do 17 grudnia 2021 roku do wdrożenia odpowiednich systemów służących raportowaniu przez sygnalistów nieprawidłowości. Podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników mają nieco więcej czasu bowiem okres ten w ich przypadku został wydłużony aż do 17 grudnia 2023 roku.
Zgłaszanie naruszeń przez sygnalistów nie może negatywnie skutkować na ich sytuację dlatego na pracodawcy będzie ciążył obowiązek zapewnienia ochrony osoby dokonującej zgłoszenia. Zgodnie z dyrektywą tożsamość sygnalisty co do zasady nie może być udostępniona żadnej innej osobie, niż osoba, która została powołana w danej firmie do rozpatrzenia zgłoszenia. W związku z tym na pracodawcy będzie ciążył również obowiązek wyznaczenia bezstronnej osoby (lub całego wydziału), której zadaniem będzie podejmowanie działań następczych po otrzymaniu zgłoszenia od sygnalisty. Pracodawca będzie musiał prowadzić rejestr zgłoszeń zgodnie z zasadami określonymi w dyrektywie, a każde zgłoszenie będzie musiało zostać rozpatrzone w rozsądnym terminie – nie dłuższym niż 3 miesiące.
Istotnym z punktu widzenia pracodawcy jest fakt, iż dyrektywa nakazuje państwom członkowskim ustanowienie sankcji za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, podejmowanie wobec sygnalistów działań mających na celu zemstę za dokonane zgłoszenia czy za naruszenie obowiązku ochrony poufności tożsamości zgłaszającego.
Podsumowując, pracodawców czeka spore wyzwanie jeśli chodzi o przygotowania kanałów zgłoszeń, procedur, wyznaczenie odpowiednich do rozpoznawania zgłoszeń osób. Oprócz dopełnienia wszystkich powyższych formalności konieczne będzie również przeprowadzenie szkoleń dla pracowników i zbudowanie w nich przeświadczenia, iż zgłaszanie naruszeń nie jest „skarżeniem” a służy jedynie poprawie bezpieczeństwa.
