Pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą oraz przechowywać ją nie tylko w czasie trwania stosunku pracy ale również po jego ustaniu. Ma to służyć przede wszystkim zapewnieniu realizacji praw pracownika związanych ze stosunkiem pracy (np. przy ustalaniu uprawnień emerytalnych i rentowych) ale może okazać się to również istotne przy ewentualnych sporach sądowych związanych ze stosunkiem pracy.
Dokumentacja pracownicza obejmuje m.in. dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach
Po ustaniu stosunku pracy pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Należy jednak zaznaczyć, że istnieją wyjątki od powyższych przepisów, które przewidują dłuższy okres przechowywania niektórych dokumentów. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy jednak tylko stosunków pracy nawiązanych po 1 stycznia 2019 roku.
Do stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku stosuje się przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w brzmieniu obowiązującym przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Zgodnie z tymi przepisami dokumentację pracowniczą co do zasady należy przechowywać przez aż 50 lat. Istnieje jeden wyjątek, a mianowicie jeżeli stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 a przed 1 stycznia 2019, pracodawca może złożyć raport informacyjny (ZUS OSW), który umożliwi mu skrócenie przechowania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10.
