Już od 1 stycznia 2022 roku w Polsce zacznie funkcjonować Krajowy System E- faktur będący kolejnym krokiem ku cyfryzacji, która czeka przedsiębiorców oraz administrację publiczną. System ten co prawda ma mieć z początku charakter dobrowolny, ale już teraz warto zastanowić się nad integracją własnej księgowości z nowo wprowadzanym krajowym rejestrem, by móc skorzystać z kilku korzyści, które za sobą niesie. Wiodącą z nich ma być preferencyjny zwrot podatku VAT w terminie krótszym niż dotychczas.
Czym ma być Krajowy System e-Faktur? Według założeń ustawy będzie to system teleinformatyczny, który będzie skupiał wszystkie e-faktury wystawiane przez przedsiębiorców, które mają być przekazywane przez specjalny portal, gdzie wymagane będzie utworzenie osobistego konta przez podatnika. Zalogowanie się będzie możliwe po uwierzytelnieniu przez osobę uprawnioną za pomocą podpisu elektronicznego bądź profilu zaufanego. Jego obsługa ma być możliwa z komputera lub każdego urządzenia mobilnego.
E-faktury będą funkcjonować obok faktur papierowych oraz faktur elektronicznych jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży w ramach okresu przejściowego, który potrwa przez najbliższy rok. Planowane wprowadzenie obowiązku będzie mieć miejsce w 2023 roku, czyli w już niedalekiej przyszłości.
Nowym pojęciem, które wprowadza ustawa, a które będzie mieć ogromne znaczenie, jest faktura ustrukturyzowana. Będzie to faktura wystawiana przez podatników w ramach Krajowego Rejestru e-Faktur oznaczona przydzielonym numerem indentyfikacyjnym w tym systemie, a jej otrzymywanie będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. Wyrażanie zgody powinno odbywać się na identycznych zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. System nie będzie obsługiwał procesu akceptacji nabywcy co do sposobu otrzymania faktur ustrukturyzowanych. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu nowego rejestru, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub tradycyjnie, w wersji papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy, czyli wcześniej wspomniany numer identyfikacji.
Przed wystawieniem pierwszej faktury ustrukturyzowanej, podatnik będzie musiał złożyć zawiadomienie do Naczelnika Urzędu Skarbowego:
– o podmiotach, które będą miały uprawniony dostęp w celu wystawienia takiej faktury,
– o podmiotach, które będą uprawnione do ich pobierania.
Zawiadomienia będzie można złożyć za pomocą: oprogramowania interfejsowego MF, przez Portal podatkowy lub na podstawie tradycyjnie złożonego zawiadomienia wg określonego wzoru. Uprawnienia dla osób fizycznych będą nadawane na podstawie numeru NIP i PESEL, a w przypadku braku ich posiadania – na podstawie daty urodzenia i numeru paszportu. Będzie też możliwy jednorazowy dostęp, jeśli będą znane dane faktury ustrukturyzowanej.
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na skorzystanie z rejestru faktur, będą mogli liczyć na ułatwienia i wygodę. Dla standaryzacji procesu fakturowania zdecydowano się na wprowadzenie jednolitego wzorca, możliwość wglądu w treść faktury w każdej chwili oraz zapewnienie bezpieczeństwa, że zarejestrowana faktura nigdy nie ulegnie zniszczeniu bądź nie zaginie pozostając przechowywana w bazie danych Ministerstwa Finansów przez okres 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia. Główną korzyścią dla podatnika ma być wcześniejszy zwrot podatku VAT, którego termin zostanie skrócony z 60 do 40 dni od czasu złożenia rozliczenia, czyli o 20 dni szybciej. Dodatkowo możliwe będzie rozliczenie korekty in minus u sprzedawcy – prawo do korekty podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym wystawi fakturę korygującą bez posiadania dodatkowej dokumentacji, która potwierdzałaby uzgodnienie korekty pomiędzy sprzedającym a nabywcą. Brak akceptacji nabywcy do otrzymywania faktur w Krajowym Rejestrze e-Faktur nie pozbawi sprzedawcy tego przywileju.
Podsumowując, e-faktura to wiele korzyści dla biznesu. To nie tylko szybszy zwrot podatku VAT, ale także postulowane przez przedsiębiorców przyspieszenie i standaryzacja procesu fakturowania. Ponadto jest to także likwidacja wielu obowiązków podatkowych, w tym zwłaszcza konieczności przechowywania faktur przez podatnika i udostępniania ich podczas kontroli. Pomimo początkowej dobrowolności implementację nowego system warto rozważyć już dzisiaj.
Z drugiej strony dostosowanie systemu informatycznego podatników do nowych rozwiązań może generować koszty oraz konieczność zwiększonego nakładu pracy.
